Identificarea erorilor de înregistrare contabila

cu ajutorul balantelor de verificare

Erorile de înregistrare contabila, dupa posibilitatile de identificare, se împart în doua categorii:

A. erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantei de verificare tabelare a conturilor sintetice;

B. erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor corelatii valorice din cadrul balantei de verificare a conturilor sintetice si a balantelor de verificare ale conturilor analitice.

A. Erori de înregistrare contabila care se pot identifica cu ajutorul balantelor de verificare ale conturilor sintetice (prin lipsa unor egalitati valorice).

Principalele categorii de erori de înregistrare contabila care pot fi identificate prin lipsa unor egalitati valorice din cadrul balantelor de verificare tabelare ale conturilor sintetice sunt: erori de întocmire a balantelor de verificare, erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor (rulaje, sume, solduri finale), erori de înregistrare în evidenta sistematica si erori de stabilire a sumelor în formulele contabile din evidenta cronologica (registrul jurnal).

Lucrarile de identificare si înlaturare a erorilor de înregistrare contabila se realizeaza în ordinea inversa celei în care s-au desfasurat lucrarile de întocmire a balantei de verificare.

Erorile de întocmire a balantei de verificare se grupeaza astfel:

- erori ce se produc cu ocazia adunarii coloanelor balantei de verificare si care se identifica prin repetarea calculelor;

- erori care se produc cu ocazia transcrierii sumelor totale, a rulajelor si soldurilor conturilor din registrul cartea - mare în formularul balantei de verificare. Aceste erori se identifica prin punctare, adica prin confruntarea tuturor sumelor totale, rulajelor si soldurilor transcrise în balanta de verificare cu cele din registrul cartea - mare, care au stat la baza acestei transcrieri.

Erorile de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datoreaza unor calcule gresite efectuate cu ocazia stabilirii totalurilor sumelor debitoare si creditoare, a rulajelor si soldurilor conturilor în evidenta sistematica. Aceste erori se identifica prin repetarea calculelor din cadrul fiecarui cont în parte.

Erorile de înregistrare în evidenta sistematica se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din jurnal în cartea - mare. Identificarea lor se realizeaza prin punctare între aceste doua registre, suma cu suma.

Erorile de stabilire a sumelor în formulele contabile se datoreaza adunarii gresite a sumelor în cadrul formulelor contabile compuse în evidenta cronologica (registrul jurnal). Aceste erori se identifica prin refacerea calculelor la formulele contabile compuse si prin punctarea acestor înregistrari cu documentele justificative care au stat la baza lor.

Toate felurile de erori prezentate mai sus sunt determinate de nerespectarea cerintelor principiului dublei înregistrari a operatilor economice în conturi, care duce, în continuare, la nerespectarea principiului dublei centralizari a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale, fapt ce se manifesta prin lipsa unor egalitati valorice care trebuie sa existe în cadrul balantei de verificare.

B. Erori de înregistrare contabila care nu se pot descoperi cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor.

Cu ajutorul balantelor de verificare a conturilor sintetice nu pot fi descoperite erorile care modifica miscarile în conturi, în mod egal, atât în debit, cât si în credit.

În aceste categorii de erori se pot include:

1. omisiuni ale înregistrarilor contabile;

2. erori de compensatie;

3. erori de imputatie;

4. erori de înregistrare în evidenta cronologica.

Omisiunile de înregistrare contabila constau în aceea ca anumite operatii economice consemnate în documente au ramas neînregistrate în contabilitatea curenta. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor documentelor care au stat la baza înregistrarilor în contabilitatea curenta în vederea descoperirii documentelor care, eventual, nu poarta mentiunea de confirmare a acestor înregistrari, fie ca urmare a reclamatiilor primite de la partenerii unitatii în legatura cu operatiile economice respective.

Datorita acestor erori, apar anumite anomalii privind datele informationale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de creanta neîncasate sau obligatii banesti neplatite în cadrul termenului stabilit. Acestea pot fi descoperite si prin analiza logica a corelatiilor valorice care trebuie sa existe în cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de compensatie se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din documentele justificative în registrul jurnal sau din acesta în registrul cartea - mare, în sensul ca s-a trecut o suma în plus într-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma în minus, egala cu aceea trecuta în plus, în aceeasi parte a altui cont sau a altor conturi astfel încât, pe total, cele doua categorii de erori se compenseaza reciproc. Identificarea acestor erori este posibila datorita faptului ca în balantele de verificare analitice apar unele solduri nefiresti la anumite conturi analitice (adica sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum si în urma reclamatiilor primite de la terti.

Erorile de imputatie se datoreaza transcrierii unor sume, exacte ca marime, din evidenta cronologica în evidenta sistematica, atât în debit cât si în credit, însa nu în conturile la care trebuiau sa fie trecute, ci în alte conturi care nu corespund continutului economic al operatiei respective. Aceste erori se identifica la fel ca în cazul precedent, adica prin intermediul unor solduri nefiresti ce apar în cadrul balantelor de verificare analitice.

Erorile de înregistrare în evidenta cronologica se pot datora mai multor cauze, ca de exemplu: stabilirea gresita a unor conturi corespondente; înregistrarea unei operatii economice de doua ori, atât în debit, cât si în credit; inversarea unor formule contabile; întocmirea corecta a formulei contabile, dar cu alta suma, mai mare sau mai mica, decât cea reala, atât în debit, cât si în credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balantei de verificare sah, care, pe lânga unele egalitati valorice, reda si corespondenta conturilor, oferind astfel posibilitatea identificarii corespondentelor eronate dintre anumite conturi, precum si a erorilor de compensatie si a celor de imputatie.