I. CLASIFICAREA BALANTEI DE VERIFICARE

În teoria si practica contabilitatii se folosesc mai multe criterii de clasificare a balantelor de verificare, dintre care principalele sunt:

- dupa felul conturilor pe care le contin;

- dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind;

- dupa continutul si forma grafica de prezentare.

a) Dupa felul conturilor pe care le contin, balantele de verificare se grupeaza în:

- balante ale conturilor sintetice;

- balante ale conturilor analitice.

Balantele de verificare ale conturilor sintetice sau generale se întocmesc numai valoric pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curenta a unei unitati într-o anumita perioada de gestiune.

Balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc, cu date cantitative si valorice, (pentru conturile care înregistreaza elemente de natura stocurilor) sau numai valorice (pentru anumite conturi, ca de exemplu 411 Clienti, 401 Furnizori, etc.), pe baza datelor preluate din conturile analitice, separat pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Sub aspectul momentului asemenea balante de verificare se întocmesc înainte de balanta de verificare a conturilor sintetice sau generala, motiv pentru care se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare.

Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura la nivelul unitatii patrimoniale, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice, depinde de numarul conturilor sintetice care au fost desfasurate pe conturi analitice. Exemplu de conturi sintetice care se dezvolta în conturi analitice si pentru care se întocmesc balante de verificare analitice: 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 401"Furnizori", 411"Clienti", etc.

b) Dupa numarul egalitatilor pe care le cuprind sau al continutului lor, balantele de verificare se împart în:

- balante de verificare cu o egalitate (fie balanta sumelor, fie balanta soldurilor);

- cu doua egalitati;

- trei egalitati;

- cu patru egalitati.

Din motive de simplificare, pentru conturile analitice se întocmeste, în cele mai multe cazuri, balanta soldurilor.

Balanta de verificare a sumelor cuprinde doua coloane, una pentru total sume debitoare si alta pentru total sume creditoare ale conturilor din registrul cartea mare, la data întocmirii ei, între care trebuie sa existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare (TSD) = Totalul sumelor creditoare (TSC)

Totalul sumelor debitoare se compune din soldurile initiale debitoare de la începutul anului plus rulajele debitoare ale conturilor de la începutul anului si pâna la data întocmirii balantei de verificare.

Totalul sumelor creditoare se compune din soldurile initiale creditoare de la începutul anului plus rulajele creditoare ale conturilor de la începutul anului si pâna la data întocmirii balantei de verificare.

Înscrierea elementelor respective (totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare) se efectueaza separat, pentru fiecare cont în parte.

Balanta de verificare a soldurilor este asemanatoare cu balanta de verificare a sumelor, cu deosebirea ca în locul celor doua coloane perechi de sume, cuprinde doua coloane perechi de solduri, una pentru soldurile finale debitoare si cealalta pentru soldurile finale creditoare, prin a caror totalizare trebuie sa rezulte egalitatea:

Total solduri finale debitoare = Total solduri finale creditoare

Modelul unei astfel de balante de verificare este urmatorul:

 

Balanta de verificare cu o egalitate (balanta soldurilor)

 

Nr.crt.	Simbol cont	D e n u m i r e a c o n t u r i l o r	S o l d u r i f i n a l e
			Debitoare		Creditoare
1.	101	"Capital social"	-	2.490.000
2.	21X	"Imobilizari corporale"	1.500.000	-
3.	301	"Materii prime"	600.000
4.	302	"Materiale consumabile"	60.000
5.	401	"Furnizori"	-	270.000
6.	411	"Clienti"	400.000
7.	461	"Debitori diversi"	30.000
8.	5121	"Conturi la banci în lei"	220.000
9.	5311	"Casa în lei"	20.000
10.	5191	"Credite bancare pe termen scurt"		70.000
		T O T A L	2.830.000	2.830.000

 

Ca si în cazul balantei anterioare si aceasta balanta de verificare, prin egalitatea respectiva satisface cerintele functiei de control al exactitatii datelor înregistrate în conturi. Totodata, prezentând situatia economico-financiara a unitatii economice la un moment dat, prin soldurile finale, debitoare si creditoare ale conturilor, balanta la care ne referim sta la baza întocmirii bilantului si permite conducerii unitatii sa cunoasca rezultatele activitatii sale la perioade scurte de timp, respectiv în intervalul dintre doua bilanturi (care se întocmeste anual).

Balanta de verificare cu doua egalitati, denumita si balanta sumelor si soldurilor, se prezinta într-o singura varianta si rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane: doua pentru total sume, debitoare si creditoare si doua pentru solduri finale, debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a doua egalitati între totalurile coloanelor perechi, de sume si, respectiv, de solduri.

Egalitatile la care ne referim sunt urmatoarele:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

 

Ca urmare, din aceste ecuatii valorice se desprinde ideea ca balanta de verificare cu doua egalitati permite verificarea corelatiilor si realizarea functiilor celor doua tipuri de balante de verificare (balanta sumelor si balanta soldurilor), din a caror combinare rezulta.

Balanta de verificare cu doua egalitati nu prezinta informatii distincte cu privire la rulajul conturilor, întrucât acesta apare într-o singura suma împreuna cu soldurile initiale, aspect care diminueaza proprietatile informative ale balantei pentru satisfacerea cerintelor activitatii de analiza în procesul de conducere a unitatii patrimoniale.

Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa, tocmai, pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati si pentru satisfacerea cerintelor muncii de analiza si conducere la un nivel superior. Aceasta balanta de verificare cuprinde sase coloane (trei coloane perechi), din care doua coloane pentru soldurile initiale debitoare si creditoare, doua pentru rulajele lunii curente, debitoare si creditoare, doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare, ceea ce permite stabilirea a trei egalitati între totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul soldurilor initiale debitoare = Totalul soldurilor initiale creditoare

Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Cu ajutorul balantei de verificare cu trei egalitati se realizeaza, atât functiile balantelor precedente, cât si functia de analiza a activitatii economice. Cu toate acestea, si asemenea balanta de verificare limiteaza informarea asupra urmaririi în timp, întrucât nu se pot compara informatiile din conturi din luna curenta cu informatiile din lunile precedente.

Balanta de verificare cu patru egalitati se prezinta într-o singura varianta sub forma unui tabel cu opt coloane, din care: doua coloane pentru totalul sumelor debitoare si creditoare din luna precedenta, doua pentru rulajele debitoare si creditoare ale lunii curente, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare (inclusiv rulajele lunii curente) si doua pentru soldurile finale debitoare si creditoare. Aceste coloane permit stabilirea a patru egalitati între totalurile coloanelor perechi astfel:

Totalul sumelor debitoare din perioada precedenta

=

Totalul sumelor creditoare din perioada precedenta

Totalul rulajelor debitoare ale perioadei curente

=

Totalul rulajelor creditoare ale perioadei curente

Totalul sumelor debitoare

=

Totalul sumelor creditoare

 

Totalul soldurilor finale debitoare

=

Totalul soldurilor finale creditoare

Balanta de verificare cu patru egalitati reprezinta modelul cel mai complet si cel mai folosit în activitatea practica, întrucât satisface functiile celorlalte balante sub forma tabelara si, în plus, ofera informatii pentru efectuarea analizei în dinamica a situatiei economico - financiare a unitatii. Totodata, da posibilitatea stabilirii urmatoarelor corelatii: egalitatea dintre sumele totale din balanta de verificare întocmita la sfârsitul perioadei precedente si sumele totale la sfârsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei curente; egalitatea dintre sumele totale din balanta perioadei curente si sumele totale la sfârsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei viitoare.

În conditiile utilizarii calculatorului electronic în prelucrarea datelor se realizeaza balanta de verificare, cu cinci egalitati, adica cu zece coloane. Primele doua coloane reflecta permanent soldurile initiale (debitoare si creditoare) de la începutul anului, urmatoarele doua coloane cuprind cumulat rulajele lunilor precedente (debitoare si creditoare), urmate de perechile de coloane pentru rulaje luna curenta, total sume la sfârsitul lunii curente si solduri finale (debitoare si creditoare).

c) Dupa continutul si forma grafica de prezentare, unele dintre aceste balante de verificare pot fi întocmite într-o singura varianta, iar altele în doua variante.

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, prevede utilizarea balantei de verificare cu patru egalitati, fiind, de altfel, cea mai completa si avantajoasa pentru activitatea practica de contabilitate.

Balantele de verificare analitice sau auxiliare se clasifica si ele, dupa felul soldului pe care îl prezinta conturile pentru care se întocmesc la sfârsitul perioadei, în:

- balante de verificare analitice pentru conturi monofunctionale, care se pot grupa, la rândul lor, în: balante de verificare analitice pentru conturi cu un singur etalon de evidenta (valoric) si balante de verificare analitice pentru conturi cu doua etaloane de evidenta (cantitativ si valoric).

- balante de verificare pentru conturi bifunctionale.

Balantele de verificare, sintetice si analitice, se întocmesc, în mod obligatoriu, la sfârsitul lunii si ori de câte ori necesitatile impun acest lucru, în scopul verificarii exactitatii operatiilor economice în conturi. Pe baza datelor din balantele de verificare se întocmeste bilantul contabil.

II. INTOCMIREA BALANTEI DE VERIFICARE

Întocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice necesita efectuarea urmatoarelor lucrari succesive:

1. Înregistrarea tuturor operatiilor patrimoniale care au avut loc, în cursul lunii, pe baza de documente justificative, în evidenta cronologica realizata cu ajutorul registrului - jurnal;

2. Trecerea operatiilor din evidenta cronologica în evidenta analitica (organizata cu ajutorul fiselor de cont pentru operatii diverse sau diferitelor situatii) si în evidenta sistematica sintetica, organizata cu ajutorul fiselor cartea mare (cartea mare sah, fiselor de conturi pentru operatii diverse, jurnalelor de credit sau situatiilor pentru debit);

3. Totalizarea rulajelor debitoare si creditoare, a totalului sumelor debitoare si creditoare si, respectiv, a soldului final al fiecarui cont, debitor sau creditor, în functie de continutul economic al acestuia;

4. Transcrierea datelor din cartea mare în formularul balantei de verificare.

Din experienta practica, rezulta ca pentru evitarea eventualelor erori de calcul si înregistrare, este recomandat sa se transcrie în balanta de verificare numai datele cu caracter primar, iar celelalte sa se calculeze în cadrul acesteia. De exemplu, în cazul balantei de verificare cu trei egalitati: soldurile initiale se pot prelua din balanta de verificare precedenta; rulajele (debitoare, respectiv creditoare) se transcriu din conturi, iar soldurile finale se calculeaza direct în cadrul balantei de verificare.

5. Totalizarea balantei de verificare si controlul corelatilor valorice. În acest scop, se totalizeaza fiecare coloana a balantei si se verifica egalitatile proprii acesteia.

Cu ajutorul balantei de verificare a conturilor sintetice se verifica: corelatiile dintre egalitatile generate de dubla înregistrare a operatiunilor patrimoniale în contabilitate; concordanta dintre totalul înregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta; totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare, din "cartea mare" si totalul soldurilor finale debitoare, respectiv creditoare din balanta.

În situatia în care nu se verifica egalitatile din balanta sau nu exista concordantele mentionate anterior se procedeaza la identificarea si corectarea erorilor.